Makassar, Jumat 27 Januari 2012
Change Management
Perubahan merupakan suatu aspek universal dan kontinyu pada suatu organisasi, tidak memandang karakteristik strukturalnya, tidak ada organisasi yang luput dari perubahan. Sebagai suatu sistem yang terbuka, Organisasi harus menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan yang terjadi yang meliputi antara lain lingkungan, teknologi yang dipakai dan perilaku dari orang-orang yang menjalankan organisasi.
Meskipun mungkin suatu organisasi didesain sesuai dengan lingkungannya, namun pada suatu saat, para pimpinan harus mengantisipasi berbagai perubahan lingkungan yang akan memerlukan penyesuaian-penyesuaian. Perubahan-perubahan tersebut dapat berupa perubahan eksternal yang meliputi kemajuan Teknologi, perubahan sosial, kondisi ekonomi dan gejolak politik atau perubahan internal yang berupa perubahan kebutuhan keinginan, sikap, perilaku, tindakan dan nilai para anggota organisasi.
Perubahan mungkin terjadi tak terkendali atau mungkin sengaja direncanakan, karena segala sesuatu sudah tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi. Pengelolaan perubahan secara efektif tidak hanya diperlukan untuk menjaga kelangsungan hidup organisasi, tetapi juga sebagai suatu tantangan untuk berkembang.
Kecepatan perubahan akan berbeda dari satu organisasi dengan organisasi lainnya, tetapi fakta perubahan tidak. Pada era globalisasi perubahan-perubahan berlangsung dengan cepat dan dalam intensitas yang sangat tinggi pula. Perubahan-perubahan itu terjadi secara fundamental pada hampir semua bidang, tak terkecuali pada lingkungan organisasi publik, dan akan memberikan pengaruh yang baik maupun pengaruh yang buruk.
Meskipun perubahan adalah suatu kejadian universal dan tidak dapat dihindari, namun hal ini tidak terjadi dengan cara yang mudah dan seimbang. Penolakan terhadap perubahan adalah sesuatu hal yang sering terjadi dan bersifat alamiah. Penolakan mungkin diakibatkan oleh bermacam-macam alasan, seperti misalnya ketakutan, kepentingan yang berbeda, salah pengertian, keseimbangan kekuatan, perbedaan nilai dan tujuan .
Kesadaran, Pemahaman dan perencanaan adalah pintu menuju perubahan, tetapi yang paling penting adalah melanjutkan pada satu langkah berikutnya yang sering kali dihindari oleh banyak orang. Langkah penting itu adalah melakukan tindakan. Ketakutan adalah salah satu penyebab penolakan atas perubahan. Ada beberapa hal yang membuat ketakutan dapat menjadi faktor dominan penolakan atas perubahan, antara lain adalah perubahan menimbulkan ketakutan atas ketidaktahuan, hilangnya kendali dan ketakutan atas kegagalan.
Perubahan-perubahan tersebut harus terus diantisipasi karena pengaruh yang signifikan akan menetukan koreksi yang harus dilakukan terhadap strategi atau mungkin juga akan mempengaruhi visi dan misi organisasi.
Akibat dari terjadinya perubahan yang terus menerus, maka diperlukan suatu rangkaian strategi yang tepat dan terencana yang dapat mendukung atau mempertahankan kinerja organisasi agar tetap berjalan dengan baik sesuai dengan yang diinginkan. Sebuah strategi yang indah belum menjamin kinerja yang baik, karena sekedar memiliki startegi saja tidak akan dapat memecahkan masalah.
Strategi harus dibuat sesederhana mungkin dengan bahasa yang mudah dicerna sehingga strategi tersebut dapat mudah dipahami dan dieksekusi oleh karyawan. Kegagalan strategi yang sering terjadi karena ternyata strategi itu sangat banyak dan rumit ditambah lagi komunikasi kepada karyawan selaku eksekutor tidak berjalan dengan baik. Menurut penelitian (Robert S. Kaplan dan David P. Norton) hanya 10% strategi dapat dieksekusi dengan baik yang diakibatkan karena hambatan komunikasi dari pembuat strategi kepada karyawan. Strategi untuk menghadapi perubahan-perubahan yang terjadi adalah harus fokus pada persfektif yang merupakan peta wilayah dimana harus meletakkan strategi-strategi yang relevan pada tiap-tiap bagian. Fokus strategi tersebut menurut saya meliputi tiga hal pokok yang menjadi isu utama seperti dijelaskan di bawah ini.
Pertama Perpektif pelayanan yang berorientasi pada pelanggan, yaitu kita harus menggunakan kacamata pelanggan yang menikmati jasa pelayanan kita. Tujuannya adalah untuk mengetahui sejauh mana pelanggan menilai produk kita, hubungan dengan pelanggan, tingkat kepuasan pelanggan serta citra dan reputasi organisasi.
Kedua Perfektif Proses Bisnis Internal yang dimaksud adalah serangkaian aktifitas yang ada dalam bisnis secara internal yang sering disebut dengan istilah rantai nilai (value chain), adanya perbaikan yang terus menerus pada proses, dengan menerapkan sebuah strategi yang memungkinkan proses produksi itu dapat berjalan lancar, efisien, efektif dan optimal, juga keramahan karyawan serta keamana dan kesehatan lingkungan (environment safety and health).
Ketiga adalah persfektif Pembelajaran dan Pertumbuhan. Karyawan merupakan aset yang sangat penting bagi kinerja organisasi, karena karyawanlah yang mengoperasikan organisasi. Persfektif ini berfokus pada sumber daya manusianya, dengan mengembangkannya menjadi karyawan yang kompeten yang pada gilirannya mampu menunjang kinerja organisasi secara optimal.Ada tiga hal penting dalam persfektif ini yaitu kompetensi karyawan, daya dukung teknologi dan budaya, motivasi dan penghargaan. Ketiga hal tersebut merupakan factor pendorong kepuasan karyawan dalam bekerja, karena karyawan yang terpuaskan akan dapat meningkatkan produktivitas dan tingkat retensi mereka.
Selain perubahan eksternal, perubahan juga terjadi dalam tubuh organisasi itu sendiri (perubahan internal), seperti perubahan struktur organisasi, perubahan sistem dan prosedur, pergantian pimpinan dan seterusnya, kedua perubahan dapat mempengaruhi kinerja organisasi. Untuk menunjang agar kinerja organisasi tetap optimal maka diperlukan dukungan yang memadai. Dukungan dapat berupa hard competensi maupun soft competensi.
Hard kompetensi. misalnya, dapat berupa kompetensi karyawan dan daya dukung teknologi. Kompetensi karyawan dengan memperkuat organisasi dan mengembangkan SDM dengan meningkatkan keahlian dan perilaku karyawan yang berbasis pada knowledge based organization. Sedangkan dukungan teknologi dengan penggunaan Komputer dan aplikasi-aplikasi yang mudah dioperasikan sebagai sarana peningkatan pelayanan yang berbasis pada orientasi pelanggan.
Soft kompetensi berupa kepemimpinan yang efektif sehingga dapat mengelola organisasi secara efektif. Disamping itu juga diperlukan suatu aturan main yang jelas, peraturan-peraturan perundangan yang jelas dengan bahasa yang jelas sehingga tidak menimbulkan multi tafsir di lapangan. (Widodo KPPN Makassar I)
Somoga bermanfaat, nantikan serial berikutnya